Ce qui change
Si votre équipe utilise des bases de données de réception du courrier dans Notes - des adresses partagées que plusieurs personnes surveillent, comme une boîte de service ou d'opérations - elles deviennent des boîtes aux lettres partagées dans Microsoft 365. Le concept est le même : une boîte de réception partagée à laquelle plusieurs membres de l'équipe peuvent accéder.
Ce qui reste pareil
- L'adresse de courriel partagée - elle conserve son adresse @seaway.ca, exactement la même
- L'accès de l'équipe - les mêmes personnes qui y avaient accès avant l'ont encore
- L'envoi à partir de l'adresse partagée - vous pouvez toujours envoyer des courriels au nom de la boîte aux lettres partagée
- Les courriels entrants - les personnes qui écrivent à l'adresse partagée ne verront aucune différence
Comment fonctionnent les boîtes aux lettres partagées
Une boîte aux lettres partagée fonctionne comme une base de données de réception du courrier dans Notes :
- Plusieurs membres de l'équipe peuvent lire les courriels et y répondre
- Lorsque quelqu'un répond, la réponse part de l'adresse partagée (et non de son courriel personnel)
- Tout le monde dans l'équipe peut voir ce à quoi on a déjà répondu
Une belle amélioration : au lieu d'ouvrir une base de données distincte, la boîte aux lettres partagée apparaît directement dans la barre latérale gauche d'Outlook, sous vos dossiers personnels.
Accéder à votre boîte aux lettres partagée
Dans Outlook bureau
- Ouvrez Outlook
- Votre boîte aux lettres partagée devrait apparaître automatiquement dans la barre latérale gauche, sous votre boîte aux lettres personnelle
- Si vous ne la voyez pas, allez à File > Account Settings > Account Settings > Change > More Settings > Advanced > Add
Dans Outlook sur le Web
- Allez sur outlook.office.com
- Cliquez avec le bouton droit sur Folders dans la barre latérale gauche
- Sélectionnez Add shared folder
- Saisissez l'adresse de la boîte aux lettres partagée
- Elle apparaît comme une boîte aux lettres distincte dans votre liste de dossiers
Sur votre téléphone
- Ouvrez l'application Outlook
- Touchez votre icône de profil (en haut à gauche)
- Touchez l'icône d'engrenage (Settings)
- Touchez Add Mail Account
- Saisissez l'adresse de la boîte aux lettres partagée
Envoyer à partir d'une boîte aux lettres partagée
Lorsque vous rédigez un nouveau courriel à partir d'une boîte aux lettres partagée :
- Cliquez sur New Email
- Cliquez sur le champ From
- Sélectionnez l'adresse de la boîte aux lettres partagée au lieu de votre courriel personnel
- Rédigez et envoyez - le destinataire verra l'adresse partagée, et non la vôtre
Étiquette des boîtes aux lettres partagées
Lorsque plusieurs personnes gèrent la même boîte de réception, la coordination est essentielle :
- Avant de répondre - marquez le courriel ou déplacez-le dans un dossier « In Progress » pour que vos collègues sachent qu'il est pris en charge
- Après avoir répondu - déplacez-le dans « Completed » ou un dossier approprié
- S'il nécessite un rappel - marquez-le avec une date d'échéance pour qu'il apparaisse dans votre liste de tâches
- Établissez une règle d'équipe : marquez-le avant de répondre, pour que personne d'autre ne prenne le même courriel
Configurer une signature de boîte aux lettres partagée
Créez une signature propre à la boîte aux lettres partagée pour que les réponses aient l'air professionnelles :
- Ouvrez la boîte aux lettres partagée dans Outlook sur le Web
- Allez à Settings > Mail > Compose and Reply
- Créez une nouvelle signature avec le nom de votre service et les coordonnées habituelles
- Définissez-la comme signature par défaut pour les messages envoyés à partir de l'adresse partagée
Ainsi, chaque réponse envoyée à partir de l'adresse partagée est uniforme, peu importe qui l'a envoyée.
Réponses automatiques pour les boîtes aux lettres partagées
Les boîtes aux lettres partagées peuvent avoir leur propre message d'absence ou réponse automatique - utile pour les messages en dehors des heures d'ouverture :
- Ouvrez les paramètres de la boîte aux lettres partagée
- Allez à Mail > Automatic replies
- Configurez un message comme : « Merci de nous avoir écrit. Nous vous répondrons le prochain jour ouvrable. »
Cela fonctionne indépendamment de vos propres paramètres d'absence du bureau.
Qui peut accéder à quoi
- Seuls les TI peuvent ajouter ou retirer des personnes d'une boîte aux lettres partagée
- Si vous avez besoin d'un accès (p. ex. une nouvelle recrue qui se joint à votre service), demandez à votre gestionnaire d'en faire la demande au service de dépannage TI de la SLSMC
- L'accès peut être en consultation seulement ou en accès complet (lecture, réponse, suppression)
- Il n'y a aucun coût de licence supplémentaire pour les boîtes aux lettres partagées - elles sont incluses avec M365
Conseils pour le personnel de la SLSMC
- Répondez à partir de la bonne adresse - vérifiez toujours le champ « From » pour vous assurer que vous répondez à partir de la boîte aux lettres partagée et non de votre courriel personnel
- Utilisez des dossiers dans la boîte aux lettres partagée pour organiser les courriels (p. ex. « In Progress », « Completed », « Needs Callback »)
- Ne supprimez pas les courriels dont d'autres pourraient avoir besoin - utilisez des dossiers plutôt que de supprimer
- Marquez les courriels qui nécessitent un suivi - votre équipe peut voir les éléments marqués
- Vérifiez régulièrement la boîte aux lettres partagée - elle n'envoie pas toujours de notifications comme votre boîte de réception personnelle
Questions courantes
Q : Les personnes à l'extérieur de la SLSMC remarqueront-elles le changement ? R : Non. L'adresse partagée reste la même, et les courriels ont la même apparence pour les destinataires.
Q : Puis-je voir qui a répondu à un courriel ? R : Oui. Outlook affiche « Replied by [Name] » dans la vue de la boîte aux lettres partagée, de sorte que toute l'équipe sait quels courriels ont été traités et par qui. Dans Notes, il fallait souvent ouvrir le document pour vérifier - ici, c'est plus visible.
Q : Que se passe-t-il si deux personnes répondent au même courriel ? R : Les deux réponses seront envoyées. C'est pourquoi l'équipe devrait adopter la règle « marquer avant de répondre ». La deuxième personne verra aussi un indicateur « someone else replied ».
Q : Puis-je utiliser la boîte aux lettres partagée sur mon téléphone ? R : Oui. Dans l'application mobile Outlook, allez à Profile > Settings > Add Mail Account et saisissez l'adresse de la boîte aux lettres partagée.
Besoin d'aide ?
- Demandez à votre gestionnaire si vous devriez avoir accès à une boîte aux lettres partagée
- Communiquez avec le service de dépannage TI de la SLSMC