Votre courriel dans Outlook

Ce qui change

Votre courriel passe de HCL Notes à Microsoft Outlook. Voyez cela comme le passage à une voiture neuve : le volant est au même endroit, la route est la même, mais le tableau de bord a un peu changé d'allure.

Votre adresse courriel @seaway.ca reste exactement la même. Le principal changement, c'est l'application que vous utilisez pour lire et envoyer vos courriels. Ce que Notes appelle un mémo est tout simplement un courriel dans Outlook.

Ce qui reste pareil

• Votre adresse courriel - votre adresse @seaway.ca ne change pas
• Votre historique de courriels - les anciens courriels sont migrés
• Le fonctionnement du courriel - composer, envoyer, répondre, transférer - les mêmes concepts

Un changement bienvenu : plus de fichier d'identité Notes ni de mot de passe Notes distinct. Vous vous connectez une seule fois avec votre compte Microsoft 365 (plus l'AMF), et cette connexion unique couvre Outlook, Teams, OneDrive et SharePoint.

Premiers pas avec Outlook

Ouvrir Outlook sur votre ordinateur

1. Cliquez sur l'icône Outlook sur votre bureau ou dans la barre des tâches
2. Si vous ne la voyez pas, cherchez « Outlook » dans le menu Démarrer de Windows
3. Connectez-vous avec votre courriel professionnel et votre mot de passe Microsoft 365

Ouvrir Outlook sur le Web

1. Allez à outlook.office.com dans votre navigateur
2. Connectez-vous avec votre adresse courriel professionnelle
3. Votre boîte de réception s'affiche immédiatement - cela remplace iNotes pour lire le courriel dans un navigateur

La disposition d'Outlook

Voici ce que vous remarquerez tout de suite :

• La boîte de réception est bien en évidence, comme dans Notes
• Les dossiers sont à gauche - ils remplacent les dossiers et les vues que vous utilisiez dans Notes
• Le volet de lecture affiche le courriel sélectionné à droite
• Le bouton Nouveau courriel est en haut à gauche - il remplace « Nouveau mémo »

Notes à Outlook - comparaison rapide

Comprendre la boîte de réception Prioritaire (Focused Inbox)

Outlook possède une fonction appelée Focused Inbox qui trie automatiquement vos courriels en deux onglets :

• Prioritaire - les courriels qu'Outlook juge les plus importants (messages de personnes avec qui vous échangez régulièrement, messages qui vous sont adressés directement)
• Autres - infolettres, notifications automatisées et éléments moins urgents

Il n'y a pas d'équivalent dans Notes, alors ce sera nouveau pour vous. La fonction est efficace une fois qu'elle a appris vos habitudes, mais certaines personnes préfèrent tout voir dans une seule liste. Pour la désactiver :

1. Cliquez sur Affichage dans le ruban
2. Cliquez sur Paramètres d'affichage
3. Désactivez « Trier les messages dans Prioritaire et Autres »

Configurer votre signature de courriel

Votre signature de courriel, c'est ce qui permet à vos collègues et à vos contacts externes de vous identifier. Configurez-la tout de suite :

1. Cliquez sur la roue dentée des paramètres (en haut à droite d'Outlook)
2. Allez dans Comptes > Signatures
3. Créez votre signature avec votre nom, votre titre, votre service, votre numéro de téléphone et votre adresse @seaway.ca
4. Définissez-la par défaut pour les nouveaux courriels et les réponses/transferts

Votre calendrier est ici aussi

Votre calendrier Outlook et votre calendrier Teams sont le même calendrier - ils sont toujours synchronisés. Toute réunion planifiée dans Teams apparaît dans Outlook, et vice versa. Cliquez sur l'icône Calendrier dans la barre latérale de gauche d'Outlook pour voir votre horaire sans quitter l'application. Cela remplace le calendrier de Notes.

Dépannage : un courriel n'apparaît pas ?

Si vous ne trouvez pas un courriel attendu :

1. Vérifiez l'onglet Autres - la boîte de réception Prioritaire l'a peut-être classé là
2. Vérifiez le courrier indésirable - regardez dans le dossier Courrier indésirable de la barre latérale de gauche
3. Cherchez-le - utilisez la barre de recherche en haut et tapez le nom de l'expéditeur ou l'objet. C'est plus rapide que de défiler, et cela remplace la vue Tous les documents
4. Patientez un moment - après la migration, l'apparition de tous les courriels peut prendre quelques heures
5. Vérifiez les boîtes aux lettres partagées - s'il a été envoyé à une adresse de service partagée, il apparaît dans le dossier de cette boîte aux lettres, pas dans votre boîte de réception personnelle

Où apparaissent les boîtes aux lettres partagées

Dans Notes, votre équipe utilisait peut-être des bases de courrier entrant (mail-in databases) pour les adresses partagées. Dans Microsoft 365, elles deviennent des boîtes aux lettres partagées. Elles apparaissent comme des sections distinctes dans votre volet de dossiers de gauche - sous les dossiers de votre boîte de réception personnelle. Elles ne se mêlent pas à votre boîte de réception habituelle. Cliquez sur le nom de la boîte aux lettres partagée pour la développer et voir sa propre boîte de réception, ses éléments envoyés et ses dossiers.

Conseils pour le personnel de la SLSMC

• Les boîtes aux lettres partagées (comme une adresse de service ou d'exploitation) remplacent les bases de courrier entrant de Notes - le service informatique les configurera pour vous
• Les invitations au calendrier arrivent directement dans Outlook - le courriel et le calendrier vivent dans une seule application
• Les archives de courrier locales - si vous conserviez des archives Notes locales (fichiers .nsf) sur votre ordinateur, renseignez-vous auprès du Centre de services informatiques de la SLSMC sur ce qu'il en advient. Ne présumez pas qu'elles migrent automatiquement
• Le clic droit pour les options - un clic droit sur n'importe quel courriel, dossier ou contact ouvre un menu d'actions utiles (déplacer, marquer, catégoriser, etc.)
• Le glisser-déposer fonctionne partout - glissez des courriels dans des dossiers, des pièces jointes vers le bureau, des fichiers dans de nouveaux courriels

Raccourcis clavier pratiques

• R - Répondre
• F - Transférer
• E - Archiver
• Ctrl + N - Nouveau courriel
• Ctrl + Entrée - Envoyer

Besoin d'aide ?

Si vous ne trouvez pas quelque chose ou que quelque chose ne semble pas correct :

1. Consultez le guide Démarrage rapide sur ce site
2. Demandez à un collègue déjà migré
3. Communiquez avec le Centre de services informatiques de la SLSMC