Calendrier et planification

Ce qui change

Le calendrier Notes devient Outlook Calendar. Votre calendrier se trouve maintenant dans Outlook (la même application que votre courriel) et aussi dans Microsoft Teams. Même but, même concept - juste un nouvel emplacement.

Ce qui reste pareil

• Vos rendez-vous et réunions - ils sont tous migrés
• Les invitations à des réunions - envoyez-les et recevez-les de la même façon
• Les calendriers partagés - toujours consultables et partageables
• Les rappels et notifications - ils apparaissent toujours avant les réunions
• Les événements récurrents - ils sont transférés tels quels

Trouver votre calendrier

Dans Outlook (bureau ou Web)

1. Ouvrez Outlook
2. Cliquez sur l'icône du calendrier au bas de la barre latérale gauche
3. Votre calendrier complet apparaît avec tous vos événements

Dans Teams

1. Ouvrez Microsoft Teams
2. Cliquez sur Calendar dans la barre latérale gauche
3. Vous verrez les réunions du jour avec un bouton Join au moment voulu

Sur votre téléphone

1. Ouvrez l'application Outlook
2. Touchez l'onglet Calendar au bas
3. Balayez vers la gauche ou la droite pour changer de jour

Du calendrier Notes au calendrier Outlook - comparaison rapide

Tâches courantes

Planifier une réunion

1. Cliquez sur New Event (ou New Meeting dans Teams)
2. Ajoutez un titre, une date et une heure
3. Ajoutez des participants en saisissant leurs noms
4. Utilisez le Scheduling Assistant pour trouver un moment où tout le monde est libre
5. Ajoutez un lien de réunion Teams si vous voulez une option d'appel vidéo (activez le bouton bascule « Teams Meeting »)
6. Cliquez sur Send

Consulter le calendrier d'un collègue

1. Dans Outlook Calendar, cliquez sur Add Calendar > From Directory
2. Cherchez le nom de votre collègue
3. Son calendrier apparaît côte à côte avec le vôtre (plages occupé/libre seulement, à moins qu'il n'ait partagé les détails)

Définir un rappel

• Au moment de créer un événement, réglez le menu déroulant Reminder sur l'heure de votre choix (15 minutes, 30 minutes, 1 heure, etc.)
• Les rappels par défaut s'appliquent à tous les nouveaux événements

Le Scheduling Assistant - votre meilleur allié pour les réunions de groupe

Si vous utilisiez Find Available Times dans Notes, le Scheduling Assistant vous semblera familier - avec une présentation visuelle plus claire :

1. Au moment de créer une nouvelle réunion, cliquez sur l'onglet Scheduling Assistant
2. Vous verrez une chronologie pour chaque participant montrant ses plages libre/occupé
3. Vert = libre, Bleu/violet = occupé, Rayé = provisoire
4. Faites glisser le bloc de réunion vers la gauche ou la droite pour trouver une plage où tout le monde est disponible
5. Outlook suggère aussi des heures en haut où tous les participants sont libres

C'est particulièrement utile pour organiser des réunions avec des personnes réparties dans différents bureaux et postes d'écluse - fini les échanges de courriels pour demander « quand es-tu libre ? »

Participants requis ou facultatifs

Lorsque vous ajoutez des personnes à une réunion :

• Required - leur présence est nécessaire. S'ils refusent, vous recevrez une notification
• Optional - ils sont les bienvenus, mais la réunion a lieu sans eux

Cela aide les participants à établir leurs priorités. Un ingénieur « optional » à une réunion de planification sait qu'il peut s'absenter si un enjeu opérationnel requiert son attention.

Réunions récurrentes

Pour les réunions d'équipe hebdomadaires ou les revues mensuelles :

1. Créez une nouvelle réunion comme d'habitude
2. Cliquez sur l'option Recurrence ou Repeat
3. Choisissez Weekly, Monthly ou un modèle personnalisé
4. Définissez une date de fin ou « No end date »

Pour ne modifier qu'une seule occurrence (p. ex. « la réunion de cette semaine est déplacée au jeudi ») : ouvrez l'événement et choisissez « Edit this event » plutôt que « Edit series. »

Réservation de salle

Notes vous permettait de réserver des salles et des ressources, et Outlook le permet aussi. Si votre bureau dispose de salles réservables (salle du conseil, salle de formation) :

1. Au moment de créer une réunion, cherchez « Add a room » ou saisissez le nom de la salle dans le champ Location
2. Les salles apparaissent comme des personnes dans le Scheduling Assistant - vous pouvez voir si elles sont libres ou réservées
3. Une fois la salle ajoutée, elle est réservée automatiquement lorsque vous envoyez l'invitation

Demandez au service de dépannage TI de la SLSMC quelles salles sont configurées pour la réservation à votre emplacement.

Partage de calendrier

Permettez à un collègue de voir votre horaire sans lui donner d'accès en modification :

1. Cliquez avec le bouton droit sur My Calendar dans la barre latérale gauche
2. Sélectionnez Sharing and Permissions
3. Ajoutez la personne et choisissez ce qu'elle peut voir (occupé/libre seulement, titres ou détails complets)

C'est utile pour les gestionnaires qui doivent voir la disponibilité de leur équipe, ou pour les adjoints qui coordonnent les horaires.

Étiquette de réponse aux invitations

Lorsque vous recevez une invitation à une réunion, répondez toujours :

• Accept - vous y serez
• Tentative - vous y serez peut-être (s'affiche en rayé sur votre calendrier)
• Decline - vous ne pouvez pas y assister (vous pouvez ajouter une raison)

Répondre aide l'organisateur à planifier. Une invitation sans réponse s'affiche comme « None » dans son suivi, ce qui crée de l'incertitude.

Conseils pour le personnel de la SLSMC

• Chaque réunion Teams crée automatiquement un événement de calendrier - inutile de créer des entrées distinctes
• Utilisez le Scheduling Assistant lorsque vous organisez des réunions avec plusieurs personnes - il montre la disponibilité de tout le monde d'un coup d'œil
• Codez vos événements par couleur à l'aide des catégories (clic droit sur un événement > Categorize) pour distinguer les réunions opérationnelles, les réunions internes et le temps personnel
• L'application Outlook sur votre téléphone affiche votre calendrier et votre courriel au même endroit - pratique pour vérifier votre horaire lorsque vous êtes loin de votre bureau
• Votre Outlook Calendar et votre calendrier Teams sont identiques - réservez dans l'un et cela apparaît dans les deux

Besoin d'aide ?

1. La plupart des fonctions du calendrier fonctionnent comme le calendrier Notes - essayez les mêmes étapes
2. Communiquez avec le service de dépannage TI de la SLSMC