Pourquoi c'est important
Avant que votre boîte aux lettres passe de HCL Notes à Exchange Online, il vaut la peine de faire un petit ménage : repérer et éliminer les courriels qui contiennent des pièces jointes très volumineuses.
Exchange Online impose une taille maximale d'environ 149 Mo pour un seul courriel. Tout message plus gros que cette limite risque de ne pas être transféré pendant la migration - et vous ne voulez pas qu'un courriel important soit laissé derrière. Quelques minutes de nettoyage maintenant, c'est une migration plus fluide.
Bonne nouvelle : cela ne touche qu'une poignée de courriels. Presque tout ce que contient votre boîte aux lettres pèse quelques kilo-octets (Ko), bien loin de la limite. Vous ne cherchez que les rares géants.
Comprendre la taille des courriels
Lorsque vous triez votre courrier par taille, Notes affiche un nombre à côté de chaque message :
- 8K signifie 8 kilo-octets - minuscule, un courriel normal
- 26K ou 43K - encore petit, aucune action requise
- 11.9M signifie 11,9 méga-octets - un gros courriel, mais sous la limite
- 40.7M signifie 40,7 méga-octets - volumineux, à surveiller
Le nombre à surveiller est tout ce qui approche ou dépasse 149M (149 méga-octets). Ce sont les seuls sur lesquels vous devez agir. Si le plus gros courriel de votre boîte est nettement sous 149M, vous avez déjà terminé - aucune action requise.
Trouver vos courriels les plus volumineux dans Notes
L'astuce consiste à trier toute votre boîte aux lettres par taille, du plus gros au plus petit. Voici comment faire.
Étape 1 - Désactiver « Regrouper par date »
Par défaut, Notes regroupe votre boîte de réception par Aujourd'hui, Hier, La semaine dernière, et ainsi de suite. Ce regroupement nuit au tri par taille, alors désactivez-le d'abord.
- Cliquez sur le menu Show (Afficher) en haut à droite de votre courrier
- Retirez la coche à côté de Group By Date (Regrouper par date)
Votre boîte de réception s'affichera alors comme une seule liste continue plutôt que découpée par dates.
Étape 2 - Ouvrir « All Documents » et trier par taille
- Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur All Documents (Tous les documents) - cette vue affiche tous les courriels de votre boîte, pas seulement votre boîte de réception
- Assurez-vous que la vue est entièrement déployée pour voir les en-têtes de colonnes en haut
- Repérez la colonne Size (Taille) et cliquez sur son en-tête pour trier par taille
Vous ne voyez pas de colonne Size ? Assurez-vous d'être dans la vue All Documents et que la liste est entièrement déployée - la colonne Size apparaîtra en haut.
Étape 3 - Faire défiler jusqu'aux plus gros courriels
Cliquez de nouveau sur l'en-tête de la colonne Size au besoin pour que la liste soit triée avec les plus gros courriels en haut. Faites défiler vers le haut ou le bas jusqu'à voir vos plus gros messages et leur taille.
Regardez maintenant les nombres. Y a-t-il quelque chose à 149M ou tout près ? Sinon, vous avez terminé. Si oui, passez à la section suivante pour ces courriels précis.
Que faire d'une pièce jointe volumineuse
Pour tout courriel qui atteint ou dépasse la limite de 149 Mo, vous avez deux choix.
Si vous voulez conserver la pièce jointe : enregistrez-la ailleurs d'abord, puis retirez-la du courriel.
- Ouvrez le courriel et enregistrez la pièce jointe sur votre partage réseau (ou Milo)
- Une fois qu'elle est enregistrée en lieu sûr, supprimez le courriel ou retirez seulement la pièce jointe
- Le fichier important est préservé, et le courriel trop volumineux disparaît
Si vous n'en avez plus besoin : supprimez simplement le courriel. La pièce jointe part avec lui.
Dans les deux cas, l'objectif est le même : aucun courriel de plus de 149 Mo au moment où votre boîte aux lettres migre.
Aide-mémoire
| Étape | Ce que vous faites |
|---|---|
| 1 | Désactivez Group By Date dans le menu Show |
| 2 | Ouvrez All Documents et cliquez sur la colonne Size pour trier |
| 3 | Triez du plus gros au plus petit et cherchez les courriels près de 149M |
| 4 | Vous le gardez ? Enregistrez-le sur votre partage (ou Milo), puis supprimez le courriel |
| 5 | Vous n'en avez pas besoin ? Supprimez simplement le courriel |
Et si j'en oublie un ?
Ne cherchez pas la perfection. Si un gros courriel ne peut pas être transféré, il n'est tout simplement pas migré, et l'équipe informatique peut vous aider à le récupérer ou à le traiter ensuite. Faire ce nettoyage à l'avance rend simplement la migration plus propre et garde votre nouvelle boîte Outlook bien rangée dès le premier jour.
Besoin d'aide ?
Si vous n'êtes pas certain qu'un courriel soit trop volumineux, ou si vous voulez un coup de main pour en éliminer un :
- Consultez la FAQ de ce site pour des réponses rapides sur la limite de taille
- Demandez à un collègue qui a déjà fait son nettoyage
- Communiquez avec le centre d'assistance informatique de la CGVMSL