Ce qui change
Si vous êtes adjointe ou adjoint de direction ou que vous gérez le calendrier d'une autre personne, Outlook Delegate Access remplace la délégation que vous configuriez dans votre fichier de courrier Notes (sous Access & Delegation dans les préférences de courrier). Le concept est le même, mais Outlook offre un contrôle plus granulaire sur ce qu'un délégué peut faire.
Ce qui reste pareil
- Le concept - une personne gère le calendrier d'une autre personne
- Les autorisations de consultation - vous pouvez voir les plages libres/occupées ou tous les détails des événements
- La planification au nom d'une autre personne - envoyez des invitations à des réunions au nom de l'autre personne
- Les notifications - recevez des alertes pour les réunions que vous gérez
Niveaux d'autorisation
Outlook offre plusieurs niveaux d'accès au calendrier :
| Niveau | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|
| Can view when I'm busy | Voir uniquement les plages libres/occupées (sans les détails) |
| Can view titles and locations | Voir les noms et les lieux des événements |
| Can view all details | Voir tous les détails des événements |
| Can edit | Créer, modifier et supprimer des événements |
| Delegate | Contrôle complet + envoi d'invitations en leur nom |
Configurer la délégation (pour le cadre ou le gestionnaire)
- Ouvrez Outlook et allez à Calendar
- Cliquez sur Share Calendar (dans le ruban en haut)
- Saisissez le nom de la personne à qui vous voulez déléguer
- Choisissez le niveau d'autorisation (habituellement Delegate pour les adjoints)
- Cliquez sur Share
Utiliser l'accès délégué (pour l'adjoint)
Ouvrir leur calendrier
- Dans Outlook Calendar, cliquez sur Add Calendar > From Directory
- Recherchez le nom de la personne
- Son calendrier apparaît à côté du vôtre
Planifier une réunion en son nom
- Cliquez sur New Meeting
- Cliquez sur le champ From
- Sélectionnez le nom de l'autre personne
- L'invitation à la réunion sera envoyée comme si elle provenait d'elle
- Les participants verront son nom à titre d'organisateur
Gérer sa boîte de réception (si les autorisations le permettent)
- Dans Outlook, cliquez sur File > Open & Export > Other User's Folder
- Saisissez son nom
- Sélectionnez Inbox (ou Calendar)
- Vous pouvez maintenant gérer ses courriels et ses réunions
Délégation Notes vers délégation Outlook - comparaison rapide
| Notes (Access & Delegation) | Outlook |
|---|---|
| Ajouter une personne à la liste d'accès de votre fichier de courrier | Bouton Share Calendar |
| « Read, edit, and send on my behalf » | Autorisation Delegate |
| « Read and edit my calendar » | Autorisation Can edit |
| « Read my calendar » | Can view all details |
| Envoyer au nom de | Prise en charge complète de « Send on Behalf » |
Scénario courant
Un directeur et son adjoint : le directeur délègue l'accès complet à son calendrier à son adjoint. L'adjoint peut :
- Réserver des réunions dans le calendrier du directeur
- Planifier des appels de suivi avec des fournisseurs et des partenaires
- Accepter des invitations à des réunions au nom du directeur lorsqu'il n'est pas disponible
- Envoyer des invitations à des réunions qui affichent le nom de l'adjoint « au nom du » directeur
Les participants voient que la réunion provient du bureau du directeur, et que l'adjoint en assure la coordination.
Consulter plusieurs calendriers
Lorsque vous gérez plusieurs calendriers :
- Ajoutez le calendrier de chaque personne (Add Calendar > From Directory)
- Utilisez le mode Overlay - cliquez sur la flèche à côté du nom d'un calendrier pour les superposer dans une seule vue
- Chaque personne se voit attribuer une couleur différente afin que les événements ne se confondent pas
- C'est idéal pour coordonner les services entre eux (p. ex., vérifier la disponibilité des gestionnaires des opérations et de l'ingénierie)
Révoquer l'accès
Si un délégué change de fonction ou quitte la société :
- Allez à Calendar > cliquez avec le bouton droit sur My Calendar > Properties
- Cliquez sur l'onglet Permissions
- Sélectionnez la personne et cliquez sur Remove ou modifiez son niveau d'autorisation
- Les modifications prennent effet immédiatement
Le service informatique peut aussi révoquer l'accès délégué de façon centralisée au besoin.
Responsabilité
Outlook consigne qui a créé, modifié ou supprimé des événements du calendrier. Même avec un accès délégué :
- Les invitations à des réunions envoyées « au nom de » affichent clairement les deux noms
- Les modifications au calendrier sont suivies et visibles dans les détails de l'événement
- Il existe une piste de vérification complète si des questions surgissent quant à savoir qui a réservé ou annulé quelque chose
Conseils pour le personnel de la SLSMC
- Les délégués reçoivent une copie des demandes de réunion envoyées à la personne qu'ils gèrent, de sorte que vous pouvez accepter ou refuser en leur nom
- Codez les calendriers par couleur lorsque vous gérez plusieurs personnes pour les distinguer d'un coup d'œil
- Utilisez Scheduling Assistant lorsque vous réservez des réunions impliquant votre cadre et plusieurs autres personnes - il trouve automatiquement les plages libres
- Configurez l'accès délégué dès le départ - n'attendez pas d'en avoir besoin de toute urgence
- Délégué ≠ accès complet à la boîte de réception par défaut - la délégation de calendrier et la délégation de boîte de réception sont des autorisations distinctes, tout comme les options distinctes dans Notes
Besoin d'aide ?
- Communiquez avec le SLSMC IT Service Desk pour configurer les autorisations de délégation